Congrès et conférences
Organisateur de congrès à Montréal
Un congrès n'est pas une grande réunion. C'est une production de plusieurs jours : un programme qui doit tenir l'attention, des délégués à déplacer dans un immeuble à l'heure, des conférenciers à encadrer, des commanditaires à servir et une régie technique qui doit fonctionner dans toutes les salles en même temps. Nous organisons des congrès à Montréal du premier projet de programme jusqu'au bilan financier.
- Valeur typique
- 25 000 $ à 500 000 $ CA
- Délai idéal
- 16 à 32 semaines pour un congrès de plusieurs jours
- Délégués
- 80 à 2 000 et plus
- Lieux
- Palais des congrès, hôtels du centre-ville, lieux patrimoniaux
Les valeurs indiquées sont des fourchettes indicatives fondées sur des projets comparables. Chaque devis est établi sur mesure après un appel.
Choisissez un créneau qui vous convient
Ce qui est inclus
Programme et déroulement
Structure des séances, horaires, ateliers en parallèle et transitions conçus pour que l'attention tienne jusqu'au deuxième jour.
Inscriptions et accueil des délégués
Plateforme d'inscription, badges, accueil sur place, signalisation et plan de circulation entre plénière et ateliers.
Production technique
Audiovisuel en plénière et en ateliers, scène, éclairage, écrans LED, captation, diffusion et régie, sous une même spécification.
Commanditaires et exposants
Forfaits de commandite, plan de salle des exposants, construction des stands, suivi des livrables et rapport après l'événement.
Le point sensible
Un congrès se joue dans les transitions
Le contenu est rarement le problème. Ce qui fait dérailler un congrès, ce sont les onze minutes entre deux séances, la salle d'atelier non réinitialisée, la présentation jamais chargée et la file d'attente à l'accueil qui décale toute la matinée.
Nous planifions les transitions avec la même rigueur que le programme : une feuille de route qui indique qui fait quoi, dans quelle salle, à quelle minute.
Bilingue
Livraison en français et en anglais
Signalisation, documents, inscriptions et interprétation simultanée sont prévus dès le départ lorsque l'auditoire l'exige, plutôt qu'ajoutés trois semaines avant l'ouverture.
- Interprétation simultanée
- Inscriptions bilingues
- Régie multi-salles
- Bilan financier
Notre méthode
- 01
Appel de cadrage
Un court appel pour confirmer le format, la date, le nombre de participants, l’état d’avancement du lieu et la fourchette budgétaire. Si nous ne sommes pas le bon partenaire, nous vous le disons pendant cet appel plutôt que trois semaines plus tard.
- 02
Concept et plan chiffré
Vous recevez un concept écrit, un budget détaillé, une stratégie fournisseurs et un calendrier de livraison. Chaque proposition tient compte du lieu, de la fenêtre de montage et des contraintes réelles de la salle.
- 03
Préparation et production
Les fournisseurs sont engagés, les plans approuvés, la technique définie et le déroulé finalisé. Vous disposez d’un seul point de contact au lieu d’une liste de fournisseurs à relancer.
- 04
Gestion sur place
Notre équipe est sur place pour le montage, les répétitions, la livraison en direct et le démontage. Les imprévus sont gérés sans vous être transférés pendant l’événement.
- 05
Bilan final
Un rapprochement budgétaire final et un débrief sur ce qui a fonctionné, ce que nous modifierions et ce qu’il faudrait valider plus tôt la prochaine fois.
Envoyez-nous votre brief
Plus nous recevons d'informations en amont, plus vite nous pouvons vous dire si nous sommes le bon partenaire et ce que le projet coûtera. Si le brief ne nous correspond pas, nous vous le dirons.
- Suite 401, 222 Queen St, Ottawa, ON K1P 5V9, Canada
- CA: +13437005058
- info@pearllemongroup.com
Questions fréquentes
Organisez-vous des congrès bilingues ?
Oui — signalisation, documents, inscriptions et interprétation simultanée en français et en anglais.
Gérez-vous les inscriptions payantes ?
Oui. Tarifs membres et non-membres, inscription hâtive, réservations de groupe et encaissement sont pris en charge.
Prenez-vous en charge la production technique ?
Oui, en plénière comme en ateliers : scène, son, éclairage, écrans, captation et régie sous une seule spécification.
Quel délai faut-il prévoir ?
Seize à trente-deux semaines pour un congrès de plusieurs jours, principalement en raison de la disponibilité des lieux.
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Réserver un appel de cadrage
Vingt minutes suffisent pour confirmer le format, la date, le nombre de participants et la fourchette budgétaire. À la fin de l’appel, vous saurez si nous sommes le bon partenaire et quelles sont les prochaines étapes.
Vous préférez l’e-mail ? Écrivez à info@pearllemongroup.com ou utilisez notre page de réservation.