Congrès et conférences
Organisateur de congrès à Montréal
Un congrès n'est pas une grande réunion. C'est une production de plusieurs jours : un programme qui doit tenir l'attention, des délégués à déplacer dans un immeuble à l'heure, des conférenciers à encadrer, des commanditaires à servir et une régie technique qui doit fonctionner dans toutes les salles en même temps. Nous organisons des congrès à Montréal du premier projet de programme jusqu'au bilan financier.
- Valeur typique
- 25 000 $ à 500 000 $ CA
- Délai idéal
- 16 à 32 semaines pour un congrès de plusieurs jours
- Délégués
- 80 à 2 000 et plus
- Lieux
- Palais des congrès, hôtels du centre-ville, lieux patrimoniaux
Les valeurs indiquées sont des fourchettes indicatives fondées sur des projets comparables. Chaque devis est établi sur mesure après un appel.
Choisissez un créneau qui vous convient
Ce qui est inclus
Programme et déroulement
Structure des séances, horaires, ateliers en parallèle et transitions conçus pour que l'attention tienne jusqu'au deuxième jour.
Inscriptions et accueil des délégués
Plateforme d'inscription, badges, accueil sur place, signalisation et plan de circulation entre plénière et ateliers.
Production technique
Audiovisuel en plénière et en ateliers, scène, éclairage, écrans LED, captation, diffusion et régie, sous une même spécification.
Commanditaires et exposants
Forfaits de commandite, plan de salle des exposants, construction des stands, suivi des livrables et rapport après l'événement.
Le point sensible
Un congrès se joue dans les transitions
Le contenu est rarement le problème. Ce qui fait dérailler un congrès, ce sont les onze minutes entre deux séances, la salle d'atelier non réinitialisée, la présentation jamais chargée et la file d'attente à l'accueil qui décale toute la matinée.
Nous planifions les transitions avec la même rigueur que le programme : une feuille de route qui indique qui fait quoi, dans quelle salle, à quelle minute.
Bilingue
Livraison en français et en anglais
Signalisation, documents, inscriptions et interprétation simultanée sont prévus dès le départ lorsque l'auditoire l'exige, plutôt qu'ajoutés trois semaines avant l'ouverture.
- Interprétation simultanée
- Inscriptions bilingues
- Régie multi-salles
- Bilan financier
Notre méthode
- 01
Scoping call
A short call to establish the format, the date, the headcount, the venue position and the budget band. If we are not the right fit for the brief we say so on that call rather than three weeks later.
- 02
Concept and costed plan
You receive a written concept with a line-by-line budget, a supplier position and a delivery timeline. Everything proposed is designed to survive a real venue, a real load-in window and a real room.
- 03
Build and production
Suppliers are contracted, drawings are approved, technical is specced and the run of show is locked. You get a single point of contact rather than a supplier list to chase.
- 04
On-site delivery
Our team is on site for load-in, rehearsal, live delivery and de-rig. Issues are handled without being escalated to you mid-event.
- 05
Reconciliation
A final budget reconciliation and a debrief covering what worked, what we would change and what to lock earlier next time.
Envoyez-nous votre brief
Plus nous recevons d'informations en amont, plus vite nous pouvons vous dire si nous sommes le bon partenaire et ce que le projet coûtera. Si le brief ne nous correspond pas, nous vous le dirons.
- Suite 401, 222 Queen St, Ottawa, ON K1P 5V9, Canada
- CA: +13437005058
- info@pearllemongroup.com
Frequently Asked Questions
Organisez-vous des congrès bilingues ?
Oui — signalisation, documents, inscriptions et interprétation simultanée en français et en anglais.
Gérez-vous les inscriptions payantes ?
Oui. Tarifs membres et non-membres, inscription hâtive, réservations de groupe et encaissement sont pris en charge.
Prenez-vous en charge la production technique ?
Oui, en plénière comme en ateliers : scène, son, éclairage, écrans, captation et régie sous une seule spécification.
Quel délai faut-il prévoir ?
Seize à trente-deux semaines pour un congrès de plusieurs jours, principalement en raison de la disponibilité des lieux.
Services connexes
Constructeur de stands Montréal
Constructeur de stands d'exposition à Montréal
Constructeur de stands d'exposition à Montréal : conception 3D, fabrication sur mesure, graphisme, transport, montage et démontage. Réservez un appel.
Conference Management
Conference Organiser and Conference Management
Professional conference organiser for Canadian corporate and association conferences: agenda, speakers, delegates, AV, sponsors and on-site delivery. Book a call.
Corporate Events Montreal
Corporate Event Planner in Montreal
Corporate event planner in Montreal for conferences, galas, client events and launches. Bilingual delivery, costed plans, one accountable owner. Book a call.
Book a scoping call
Twenty minutes to establish the format, the date, the headcount and the budget band. You will leave the call knowing whether this is a fit and what happens next.
Prefer email? Write to info@pearllemongroup.com or use the booking page.